変革する“報連相(ほう・れん・そう)”のカタチ(第8回)

コミュニケーション効率も上げる名刺管理システム

2017.03.01

クリップについて

 名刺に印刷されている相手の名前や連絡先、役職などの情報は、企業にとって将来にわたって活用できる貴重な情報資産だ。名刺情報をデジタル化して社内で共有し、効果的に活用すれば、業績向上の大きな力になる。

 そのためには、どうアプローチすればよいのだろうか。まず第一歩は、個人で収集した名刺情報をどのように集約し、どこに格納しておくのかを決めることだ。情報を管理するデータベースの格納先としては、自社のサーバーだけでなくクラウドサービスも選択肢に入れたい。

 クラウドベースの名刺管理サービスは、最近多くの企業が提供し注目されている。初期投資を抑えられ、気軽に始められるのが大きなメリットといえる。しかもネットワーク上に情報を置いておくことで、活用の幅が大きく広がる。

 紙の名刺情報のデジタル化は、各種サービスがさまざまな方法を用意している。専用のスキャナーを使って情報を読み取る方法もあれば、スマートフォンで撮影して取り込む方法もある。集まった画像情報も、自動で文字として解析するOCR機能で取り込む場合もあるし、サービス提供者側がチェックして補正するサービスもある。撮影してアップロードする手順はほぼ変わらないので、どのくらい正確なのか、どれくらい時間や費用がかかるのかが選択のポイントになる。

 名刺管理システムを選択する際に大事なのは、どれだけ簡単にデジタル化できるかという手軽さだけではない。デジタル化された名刺情報を、どう活用するのかという視点が重要だ。名刺情報の共有や活用で業務効率や営業成績に効果が出れば、名刺をデスクの中にため込むこともなくなっていくはずだ。

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連載記事≪変革する“報連相(ほう・れん・そう)”のカタチ≫

執筆=高橋 秀典

執筆=高橋 秀典

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