ビジネスコミュニケーション手法の改善(第2回)

会議の新スタイル。“共有型”ペーパーレス

2016.10.12

 多くのビジネスパーソンが日々、多数の会議に時間を取られている。その効率化は企業の生産性の向上に直結する。資料を参加者が共有しながら迅速に意思決定を行い、無駄なコストをかけない効率的な会議のやり方が必要だ。その1つの手段としてペーパーレス会議が注目されている。紙に替えてノートパソコンやタブレットで会議資料を共有することには多くの利点がある。

印刷コスト低減やセキュリティー対策に利点

 一般的にペーパーレス会議というと、会議資料を事前にメールで送ったり、共有サーバーに格納したりして、参加者に会議資料を伝えておく。発表者は会議の際にそれをプロジェクターに映して発表する。参加人数分の資料をプリンターで印刷したり、コピーしたりする必要はないので、印刷の手間と用紙のコストを減らすことができる。

 ただその方法だと、閲覧するものが紙からデジタルファイルに置き換わっただけで、大きな効率化が進んだとまでは言い難い。そこで、ペーパーレス会議システムの活用を検討したい。

 ペーパーレス会議システムでは、会議資料をファイルサーバーNAS)かクラウド上に入れておく。会議の参加者はネットワーク経由で接続し、ノートパソコンやタブレットでその資料を閲覧する。会議中資料にメモを取りたい場合は、各自の端末から資料にコメントを記入できる仕組みもある。参加者が同じ資料を見ながらメモを取り、議論を深められるのだ。また、ノートパソコンやタブレットだけでなく、大型ディスプレーにも資料を映せる。

 会議資料は、急に差し替えが生じることも多い。ペーパーレス会議システムなら差し替えに伴う再印刷や製本が不要。NASかクラウド上に保存された資料を変更するだけでよい。また、会議中にコメントを入れた資料を保存しておけば、会議後も他部署や他拠点と情報共有できる。

 テレビ会議や音声会議と組み合わせれば、さらに会議の効率化が可能だ。複数拠点を結ぶ会議でも資料配付が簡単に行える。会議のためにわざわざ集まる必要がなくなるだけでなく、各拠点での会議資料の印刷・配付も不要になり、移動の時間と経費を低減できるからだ。

 情報セキュリティー対策もペーパーレス会議システムのメリットといえる。会議では製品の技術情報や販売戦略など、外部に漏れては困る機密情報が扱われることも多い。ペーパーレス会議では紙の資料を印刷・配付しないので、うっかりミスによる資料の紛失や、内部による意図的な資料流出を防ぐ効果がある。

ペーパーレス会議システムの選択ポイント… 続きを読む

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連載記事≪ビジネスコミュニケーション手法の改善≫

執筆=山崎 俊明

執筆=山崎 俊明

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