変革する“報連相(ほう・れん・そう)”のカタチ(第2回)

仕事に支障を来す場違いな連絡をゼロに

2016.01.20

クリップについて

 社内のメンバーに連絡を取りたいときや、打ち合わせをしたいとき、相手のプレゼンス(在席状況)を事前に確認できれば、時間のロスや手間が格段に減る。それは「在席」していることを確認して内線を入れる、パソコンのチャットで話す、はたまた直接打ち合わせに行くなど状況に合わせて最適な手段が選べるからだ。

 プレゼンスを確認できるシステムがない場合は、社内を探し回ったり、内線電話を入れたり、デスクにメモを残したり、周囲に行き先を聞いたりと、無駄に手間が掛かる。特に業務が立て込んでいる場合などは、ストレスがたまってしまう。所要時間や会議中・休憩中などメンバーの状況を把握することができれば、すぐに済む話だ。

効率の良いプレゼンス確認手段とは

 昔から社内メンバーのプレゼンスを把握するために、さまざまな工夫が行われてきた。名札を裏返すことで出退勤や在席・外出を示したり、状況を表す札をその都度掛けたりしてプレゼンスを示すやり方もある。わりとポピュラーなのがホワイトボードだ。状況をプレートや色付きマグネットなどで示し、外出先や戻り時間などを記入する。

 こうしたアナログな手段をいまだに使っている会社も多い。ただしアナログな方法では、業務に追われて、情報の更新を忘れてしまったり、外出先での予定変更など更新が難しい場合もあったりと、常に最新の情報を正確に表せていない可能性がある。また、ホワイトボードや名札のある場所へ、見に行かなければ状況がつかめないのもデメリットだ。できればパソコンなどのデジタルな手段を使い、いつでもどこでも状況を確認できたほうがよいだろう。

 アナログな方法と連動したシステムとしては、専用機器のボタン操作でプレゼンスを設定し、パソコンからメンバーの状況を確認できる、ユニバーサルコンピューターの在席チェックボード「aimsDESK」がユニークだ。プレゼンスはボタン1つで設定でき、状況はパソコンやスマートフォンから確認でき、シンプルな使い勝手でなかなかのスグレモノだ。

 ゲートやカードリーダー、各種センサーを利用した入退室管理などのセキュリティシステムが、プレゼンス状況の表示機能を備える場合もある。NECの入退管理システム「SAFEWARE-SX」などが相当する。

 上記のようなセキュリティシステムが、パソコンでの予定管理・ログイン情報と連動するプレゼンス・ソリューションもある。協栄産業のWeb在席・就労管理システム「seeshain66」は、入退室・Web在席管理・就労管理などでセキュリティと管理部門の業務効率化を実現する。

 また、パナソニックソリューションテクノロジーの「在席・所在管理システム」は、社員の名札などに小型のビーコン発信機を取り付け、社員の外出や離席、会議室の利用状況をWebブラウザーで可視化。オフィスのフリーアドレス化を後押しする。グループウェアやメールソフトなどとも連動し、メンバーのプレゼンス状況を正確に把握し業務の効率化を図るソリューションだ。

パソコンのグループウェアなどで管理… 続きを読む

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連載記事≪変革する“報連相(ほう・れん・そう)”のカタチ≫

執筆=青木 恵美

執筆=青木 恵美

長野県松本市生まれ。独学で始めたDTP(パソコンによる机上出版)がきっかけで、IT関連の執筆を始める。執筆書籍は『Windows手取り足取りトラブル解決』『見直すだけで安くなる、スマホおトク術』など20冊あまり。Web媒体は日経XTECH、日経トレンディネットなど。日経XTECHの「信州ITラプソディ」は、2008年より10年にわたって長期連載した人気コラム(現在でもバックナンバーあり)。日経パソコン、日経PC21、日本経済新聞などに多く執筆。現在は、日経PC21に「青木恵美のIT生活羅針盤」、日経パソコンに「ちょっと気になるITアラカルト」を好評連載中。

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