変革する“報連相(ほう・れん・そう)”のカタチ(第7回)

業務を格段に効率化する時間や環境を問わない働き方

2016.05.11

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 最近ではビジネスシーンにおいても、メッセンジャーアプリやショートメッセージといったインスタントメッセンジャーが積極的に活用され、リアルタイムなやり取りができるだけでなく、部署の壁を越えた社員同士のコミュニケーション活性化にも期待が寄せられている。ちょっとした相談ならメッセンジャーですぐ解決し、具体的な依頼事はメールを送るなど、状況に応じたツールの使い分けが当たり前となってきた。

 1対1だけでなく、多人数間のコミュニケーションもICTによって進化している。例えば会議。従来なら全員が1カ所に集まるため、参加者のスケジュール調整や会議室の確保など、始めるまでに時間や手間がかかっていた。それに対して最近は、どこからでも参加できる遠隔会議システムの導入で、離れた場所を結び資料や映像を共有しながら開催できるようになっている。また電話をしながら関係者を呼び出して、その場で会議を始めるといったフェース・ツー・フェースの会議が必要なときにすぐに行える。

 このようなコミュニケーション形態の変化は、ワークスタイルにも変革をもたらしている。オフィスに出社しなくても自宅や外出先から、離れた営業所や工場、時差のある海外拠点とも、「どこでも同じオフィスに居る感覚」で業務ができるからだ。時間や環境にとらわれない働き方が可能になることで、多様な人材をより活用し、社員同士のコラボレーションを促進できるようになってきた。

 多様化する便利なコミュニケーションツールを的確に使えれば、企業に大きなメリットを生むことは間違いない。その半面、システムが増えれば使い分けるのに手間がかかり、結果、利用者に負担を強いることになる。これまで機能ごとに独立していたシステムを統合できれば、シームレスな連携が可能になり、はるかに使い勝手が良くなるだろう。

 このような課題解決に適切なのが、ユニファイドコミュニケーション(以下、UC)だ。「ユニファイド(Unified)」とは「統合された」という意味である。電話や電子メール、ビデオ会議、インスタントメッセージなどのさまざまな通信手段を統合し、さらにWeb電話帳やプレゼンス、スケジューラ連携などの機能を備え、一貫した使用感により利用できる技術やシステムである。

UC導入の際に注意すべきこと… 続きを読む

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執筆=青木 恵美

執筆=青木 恵美

長野県松本市生まれ。独学で始めたDTP(パソコンによる机上出版)がきっかけで、IT関連の執筆を始める。執筆書籍は『Windows手取り足取りトラブル解決』『見直すだけで安くなる、スマホおトク術』など20冊あまり。Web媒体は日経XTECH、日経トレンディネットなど。日経XTECHの「信州ITラプソディ」は、2008年より10年にわたって長期連載した人気コラム(現在でもバックナンバーあり)。日経パソコン、日経PC21、日本経済新聞などに多く執筆。現在は、日経PC21に「青木恵美のIT生活羅針盤」、日経パソコンに「ちょっと気になるITアラカルト」を好評連載中。

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