時短エクセル(第9回)

セルの文字列を自在に分割するワザ

2018.09.03

クリップについて

 前回は別々のセルに入力されている文字列を結合する技を紹介した。今回はその逆で、1つのセルに入っている文字列を分割する技を紹介しよう。もちろんこれも、1つひとつ手動で入力し直していたら日が暮れてしまう。一定の法則に従えば、何万行あっても瞬時に分割できる。

※当記事では練習用のサンプルファイルがダウンロードできます(ページ下部)

姓と名の間にスペースが入った名前を分割する

 まずは、姓と名の間にスペースが入った名前のセルを、姓と名に分割する方法だ。Excelには、「カンマやタブ、スペースなどの区切り文字を利用してセルを分割する」という機能がある。これを利用するわけだ。

名前の列の後ろに姓、名の欄を用意する

 名前の範囲をドラッグで選択し、「データ」タブの「区切り位置」メニューをクリックする。ウィザードが開くので、1枚目はそのまま「次へ」をクリック。2枚目の「区切り文字」で「スペース」をチェックし、データのプレビューで区切り位置に間違いがないか確認する。そして、「次へ」をクリックして3枚目のウィザードを開く。表示先欄の右端の「↑」をクリックし、Excel画面のC3セルをクリック、さらに「↓」をクリックしてウィザード画面に戻って「完了」を押せばよい。

範囲選択し、「データ」タブの「区切り位置」メニューをクリック

 

「カンマやタブなどの区切り文字によって…」が選ばれていることを確認して「次へ」をクリック

 

「区切り文字」で「スペース」を選んでデータのプレビューを確認し、「次へ」をクリック

 

 

「表示先」の右端の「↑」をクリックし、C3セルをクリックしてウィザード画面に戻って「完了」をクリック

 

姓と名が、用意した2列のセルに分割されて入力される

 姓や名の文字数が違っていても、スペースの位置によって正確に分割してくれる。「名前」欄が不要な場合は、列ごと削除してしまおう。

フラッシュフィル機能を利用して分割する

 前回の結合のときにも利用した「フラッシュフィル」機能で、分割も可能だ。まずは1行目の姓を手入力する。その後、「データ」タブの「フラッシュフィル」を実行すると、姓だけが抽出されて一瞬で自動入力される。「名」も同様にすればよい。

先頭の行は手入力で入力し、「データ」タブの「フラッシュフィル」を実行

 

すると、一瞬ですべての姓が自動入力される

 ただし、前回も少し解説したが、フラッシュフィルは万能ではない。もし姓と名の間にスペースがない場合、3行目の「武翔太郎」は「武翔」が姓と判断されてしまう。フラッシュフィルは、規則性を認識して自動入力してくれる機能だが、ここでは「先頭の2文字を取り出す」という規則性を認識してしまっているので、間違いが起こっているわけだ。

規則性を誤認識し、正確に分割できない

関数を使って区名を取り出す… 続きを読む

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執筆=内藤 由美

執筆=内藤 由美

大手ソフト会社で14年勤務。その後、IT関連のライター・編集者として活動。ソフトウエアの解説本、パソコンやスマートフォンの活用記事などを執筆、編集している。

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