時短エクセル(第35回)

Excelのフラッシュフィルでセルの結合や分割を簡単に

2020.11.02

クリップについて

 2つのセルに分けて入力されている項目を1つのセルに結合したい、1つのセルに入力されている項目を2つのセルに分割したい、といった場合、手動で1行1行入力し直すのは非常に効率が悪い。関数を使えばもちろん可能だが、それを調べるのも時間がかかるし難しい。

 そう感じるなら、もっと簡単な方法がある。「フラッシュフィル」というExcelの機能だ。「フラッシュフィル」とは、既に入力されているデータから、Excel自身が法則性や決まりを見つけ、それに従ってデータを自動入力してくれる機能だ。

※当記事では練習用のサンプルファイルがダウンロードできます(ページ下部)

データを結合する

 では、具体的な操作方法を見ていこう。まずは2つのセルに分かれて入力されている姓と名を、1つのセルに結合する方法だ。

先頭の行だけ、手動で入力する

 

次のセルにカーソルを置いた状態で「データ」タブの「フラッシュフィル」をクリックする

 

一瞬で、以降のデータもすべて結合されて自動入力される

 

データを分割する

 次に、1つのセルに入力されている名前を姓と名に分けてみよう。分割も操作方法はほぼ同じだ。

結合と同様に1行目は手動で入力する

 

次行の姓のセルにカーソルを置いた状態で「データ」タブの「フラッシュフィル」を実行する

 

残りのセルにも自動的に姓が入力された

 

名のほうも同様にしてフラッシュフィルで自動入力する

 

データを分割する(スペースなしの場合)

 ではもし、入力された名前の姓と名の間にスペースがない場合はどうなるのか。

同様に1行目は手で入力し、2行目の姓のセルにカーソルを合わせた状態でフラッシュフィルを実行する

 

うまく分割されない

 

 「源信司」は「源」と「信司」に分けたいし、「赤刈山祐」は「赤刈山」と「祐」に分けたいが、うまくいっていない。これは、1行目の手入力で「最初の2文字目と3文字目で分割する」という法則をExcelが見つけたためだと思われる。こういった場合は「フラッシュフィルを元に戻す」オプションで元に戻そう。

フラッシュフィル実行直後なら、このオプションで元に戻せる

 

 このように、フラッシュフィルは万能ではない。しかし、スペースやカンマなどの区切りがあれば瞬時に分割してくれるし、結合の場合はほぼ問題ないはずだ。3つのセルの結合も可能だ。まずは一番手軽なフラッシュフィルを試してみて、ダメだったら別の方法を考える、というのが手っ取り早そうだ。また、このようなことを想定して、入力するときにスペースを入れるなどの一工夫をしておくのも手だ。

※解説用画面はMicrosoft 365のExcelを使用。一部メニュー名などが異なる場合がある
※第36回は2020年12月7日(月)公開

【ダウンロード】
「時短エクセル」 Excelのフラッシュフィルでセルの結合や分割を簡単に のお試しファイルのダウンロードはこちらから(Excelファイル)

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執筆=内藤 由美

執筆=内藤 由美

大手ソフト会社で14年勤務。その後、IT関連のライター・編集者として活動。ソフトウエアの解説本、パソコンやスマートフォンの活用記事などを執筆、編集している。

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