一足お先に！IT活用でパワーアップ（第33回）紙業務を劇的に削減。自社の課題を見極めてさらなる業務効率化を一歩ずつ

　紙の報告書をデータ化するめどはたったが、運用し始めると別の課題が浮かび上がってきた。ミノダ自動車工業では、読み込んだデータのファイルを1台のパソコンに保存していた。そのために、4人いる事務員のうち1人の担当者しか検索作業ができなかったのである。それをNTT西日本に話したところ提案されたのが、クラウドストレージの導入だった。

　「電子帳票保存法への対応もあって、クラウドストレージの導入を考えていたタイミングでした。時勢も考えてくれた提案でしたので、クラウドストレージの導入を決めました。併せて4人それぞれが自席からデータを閲覧可能になっただけでなく、AI OCRが読み取ったデータの修正やエクセルファイルでの検索作業が場所を選ばずにできるようになりました」（島田さん）。

　クラウドストレージが使えるようになると、もっと便利にできないかという考えが浮かんできた。それまで朝出勤してきた事務担当者が作業報告書の保管箱にたまっている複写された紙の報告書を複合機でスキャンして、それをAI OCRに読み取らせていたが、スキャンしたデータをパソコンからクラウドストレージに移行するという作業が発生していた。「スキャンデータを複合機がクラウドストレージにアップしてくれると便利なのですが、当時使っていた複合機はリースを延長しながら使っていた古い機種で対応できませんでした。NTT西日本に相談したところ、取り扱っているOFISTAR F2300という機器を使えば対応可能とのことだったので、契約することにしたのです」と語る。

　一連の体制が整ったことで運用も柔軟に変更した。まず、ロードサービスの担当者が作業報告書をF2300でスキャンする。すると自動でクラウドストレージの専用フォルダーにスキャニングデータがアップされ、それを事務担当者がAI OCRで読み取らせて名前を変更し、検索用の保存フォルダーに保存することにしたのだ。

　こうした取り組みを経て同社では2023年11月から新たな運用をスタートさせている。「新しい複合機のおかげで、人が介在することなくスキャニングしたデータがクラウドストレージのフォルダーに格納されるようになりました。AI OCRの読み取り精度も高く、状況に応じて少し修正を加える程度で済んでいます」と島田さんは話す。

データ活用で多くのメリットが期待できる

　現在は運用を開始して数カ月しかたっていない。このため、作業報告書のデータ検索面での効果は発展途上だ。しかし、「今後データが蓄積されてくると、大きな違いになるはず」（島田さん）。昨年の案件や、それ以前の案件の問い合わせが入ることも珍しくないからだ。

　「これまで誰が担当者か分からないために、『●●年の■月位に担当してくれたあの親切なイケメンの人』という曖昧な問い合わせもありました（笑）。今後はデータベースの活用によって時期だけでなく、相手の電話番号や車種、車の色からも検索できるので、担当者がすぐ分かります。そうした迅速かつ丁寧な案件対応が、車検の仕事につながることもあるので事業面での効果も期待できます」。

　働き方の見える化や人事評価という面でもデータが活用できそうだ。誰がいくつ案件を担当したのかが分かり、サービスを受けた人のサンクスメッセージを社長が直接確認することもできるようになる。同社では今後他の業務にもAI OCRやクラウドストレージなどを積極的に活用していく予定だ。

[caption id="attachment_52285" align="alignright" width="250"] ミノダ自動車工業の島田笑さん（写真右）とNTT西日本の担当者[/caption]

　「クラウドストレージなどの活用でとても便利になりました。ただ、社内にはITに詳しくない人もいるので、その良さについての理解を広げることで、さらなる業務効率化につながると思います。また全てのサービスや機器をNTT西日本にまとめたことで、問い合わせや相談がしやすくなりました。気軽に相談に乗ってもらえるので助かっています」とも島田さんは期待を話す。DXに取り組む同社にとってNTT西日本は頼れるパートナーと言えるだろう。