ITで働き方を変える(第7回)

Web会議付きパソコンをレンタルする選択

2020.08.19

クリップについて

 コロナ対策だけでなく働き方改革の一環で、いつでもどこでも柔軟かつ多様なワークスタイルに向けた環境整備が企業に求められる中で、急拡大したテレワーク。見えてきた課題には、大きく分けて制度面とインフラ面がある。制度面では、テレワーク時の労務管理やルールづくり、人事評価方法などの整備が課題となる。

 一方のインフラ面の大きな課題は、IT環境の整備だ。中でも、パソコン環境は重要だ。オフィスでは、いまだにデスクトップパソコンが主流の企業も少なくない。持ち運びに適さないこれらのパソコンを使用している場合、在宅勤務の際にはリモート操作ができるようにするなどして対処せねばならない。

 パソコンは、テレワークの際にはコミュニケーションツールとして機能する。メールやビジネスチャットはスマホでもよいが、Web会議(オンライン会議)となるとパソコンが必要になる。

パソコン環境の整備と保守の手間を軽減したい

 今やパソコン環境の整備は、テレワーク導入を前提に考えるべしといっても過言ではない。自宅も含め、幅広い場所で生産性を落とさず業務ができるように整備する。働き方改革はもちろん、コロナ対策、地震や豪雨といった自然災害時の事業継続にも役立つ。長期的な視点でパソコン環境の再整備に着手しよう。

 ただ、一口にパソコン環境の整備といっても、ITの専門担当者がいなかったり、人数が少なかったりする中小企業にとってハードルはそれなりに高い。テレワーク用に新規にパソコンを購入した場合に必要な初期設定(セットアップ)も面倒だ。パソコンの基本ソフト(OS)を立ち上げ、ネットワークやメールなどの設定に加え、既存パソコンからのデータ移行もしなくてはならない。数台のパソコンならともかく、短期間で多くのパソコンを自前で設定するのは至難の業ともいえる。

 さらに、パソコンの切り替え時には、業務で使うソフトの導入も合わせて必要になる。例えば、業務で使用しているワープロや表計算、プレゼンテーションなどのオフィスソフトが適切にパソコンにインストールされていなければ、使い物にならない。

 テレワーク時のパソコン環境における最大の問題は、こうした業務用パソコンが従業員の自宅に“分散”すること。会社のオフィス1カ所に集まっていれば、故障の際やOSやソフトのバージョンアップの際の対応も作業できる。それに対して、パソコンが従業員の自宅にある場合は、保守・運用が非常にやりにくくなってしまう。

導入・設定から利用・回収までをサービスとして受ける

 こうした問題を解決する手段として、最近、注目を浴びているのが、パソコンというハードを購入するのではなく、パソコン利用をサービスとして受ける形態への変更だ。

 例としてNTT西日本の「パソコンおまかせプラン」のサービスを見てみよう。同プランは、パソコンの購入・調達から、初期設定、利用・運用・故障・トラブル対応、回収・廃棄まで、ライフサイクルをトータルにサポートする。

 パソコンはレンタルで、サービス料金は月額払いとなる。導入時のセットアップ、必要な業務ソフトのインストール、データ移行などはNTT西日本に任せられる。利用・運用中には、パソコン操作などに関する困りごとをサポートする受付デスクが用意され、必要に応じて遠隔支援を受けられる。従業員の自宅でパソコンのトラブルが発生した場合、サポートセンターに電話で相談できる。専任のIT担当者がいない企業でも安心だ。万一、レンタルしたパソコンが故障した場合には、新しい機器の設置、設定作業もNTT西日本が行う。

 パソコンおまかせプランは、データの管理面でもテレワークや柔軟なワークスタイルに役立つ機能を備える。パソコンのデータはインターネットを介してクラウドへ自動的に保存しているので、パソコンが故障しても、新しいパソコンが届き次第、すぐに業務が再開できる。端末にはデータを残さないため、パソコンの盗難・紛失によるデータの漏えいのリスクも低い。

【パソコンおまかせプラン※1の内容とメリット】

※1「パソコンおまかせプラン」の利用にはインターネット接続環境が必要
※2クラウド上に保存されていないデータは除く

Web会議がすぐ利用できるプランも用意

 パソコンおまかせプランは、パソコンのハードに加え、マイクロソフトのOfficeアプリケーションをセットにしている。中でも、クラウド型Web会議の「Microsoft Teams」や情報共有ツールの「Microsoft Share Point」などのアプリが含まれる「Microsoft 365 Business Standard」プランを選択すれば、Web会議やデータ共有なども導入の手間なく簡単に利用できるようになる。

 この場合、Teamsも有償版となり、無償版にある参加人数の制限がなくなるライセンス契約も可能だ。また、ファイルストレージが1ユーザー当たり1TB(テラバイト)に増量されたり、会議の記録や管理ツールの利用が可能になったりするなど、無償版よりも幅広い使い方が可能になる。さらにTeamsのチャット機能を使い、WordやPower Pointで作成した資料やOutlookのスケジュールをチームやチャネル内で共有するなど、業務効率化に役立てることも可能だ。

 テレワークの導入にはパソコン環境の整備が不可欠だが、それはあくまでインフラ整備にすぎない。それに人材や手間を割かれて、営業や生産、商品開発といった本業に影響が出ては本末転倒だ。IT人材が不足している中小企業ほど、そうした問題に直面してしまう。それを解決する有力な手段として、パソコンおまかせプランのようなサービスの活用を検討してみてはいかがだろうか。

※掲載している情報は、記事執筆時点のものです

SID : 00127007

執筆=山崎 俊明

執筆=山崎 俊明

あわせて読みたい記事

連載記事≪ITで働き方を変える≫

PAGE TOP

閉じる
会員登録(無料) ここでしか読めないオリジナル記事が満載
閉じる