トレンドワードから効率化を読む(第15回)

テレワークを導入するには?導入時のポイントを紹介

2020.10.23

クリップについて

 新型コロナウイルスの影響で昨今耳にする機会の多い「テレワーク」ですが、具体的な内容や導入方法を知りたいという方は多いのではないでしょうか。テレワークは日本政府が推し進める「働き方改革」の中でも、改革を推進する施策の1つとしてあげられ、今後さらに需要が伸びることが予想されます。

 新しい働き方を実現するテレワークは、今後の日本社会にとってなくてはならないものになるかもしれません。

 そこで今回は、テレワークの概要からもたらされる効果、導入方法、導入の際に押さえておきたいポイントについて解説していきます。

テレワークとは?その効果について

 はじめにテレワークについて、おさらいから始めましょう。テレワークがどのようなものなのか、また、テレワークによってどのような効果がもたらされるのかを解説します。

<テレワークの概要>

 テレワークは、テレ(tele=離れた場所)とワーク(work=働く)をあわせた造語であり、ICT(情報通信技術)を活用した場所や時間にとらわれない柔軟な働き方を表します。

 テレワークというと「在宅勤務」というイメージが強いかもしれません。しかし、厳密にいうとテレワークは、働く場所によって呼称の変わる以下3つの総称になります。

 定められた勤務先以外の、離れた場所で働くスタイルが「テレワーク」なのです。

<テレワークがもたらす効果>

 テレワークは妊娠や育児、介護などの理由で出社が難しい人や、身体的なハンディキャップやけがなどによって従来の働き方ができない人でも働くことができる新しい働き方です。

 また、それ以外にも次に挙げるような効果が得られます。

・生産性の向上
BCP対策
・優秀な人材の確保
・コスト削減
など

 テレワークは場所や時間の制限がないため従業員の移動の負担が減り、企業としても移動費などのコストを抑えながら生産性の向上につながります。

 また、BCP(事業継続計画)対策としても利用できます。今後起こり得るパンデミックや、地震などの災害時であっても離れた場所から業務を継続でき、BCP対策としても注目されているのです。

 さらに、出産や育児・介護などで出社が難しい社員に対してテレワークを推奨することで、優秀な人材が離職するリスクを回避できます。また、柔軟な働き方を実現するテレワークの導入企業としてアピールすれば、優秀な人材も集まりやすくなるでしょう。

テレワークを導入する方法|導入までの手順

 ここでは、具体的にテレワークを導入する方法を8つのステップに分けて紹介します。導入に際しての流れをつかむため、簡単な表にまとめました。

 テレワークの導入は一朝一夕で行えるものではなく、しっかりとした計画の下に実施しなければ、テレワークの効果を最大限に生かせません。さらに、テレワークは企業と従業員の双方にメリットのある施策である必要があります。導入における効果を最大化するためにも、上記8つの導入プロセスに従って計画の立案・実施・評価と改善を行ってみてはいかがでしょうか。

 なお、こちらで紹介した導入プロセスは、総務省が公開する「情報システム担当者のためのテレワーク導入手順書」を基に解説しています。詳細については、そちらをご確認ください。

テレワークを導入する際に押さえておきたいポイント

 テレワークを導入する際には、失敗しないためにも押さえておきたいポイントがいくつかあります。ここでは、導入時に押さえておきたい3つのポイントを紹介します。

<システム導入時にセキュリティを確認>

 テレワーク導入時に最も気を付けるべき点の1つがセキュリティ対策です。社外でパソコンを扱うため、端末の紛失による情報漏えいや不正アクセスなどへの対策が欠かせません。

 テレワーク用に利用する端末には、ストレージ暗号化処理を施したり、生体認証などを含めた二要素認証を導入したりすることで、紛失時のセキュリティリスクに備えるとよいでしょう。

 また、マルウエアへの感染を防ぐためにもセキュリティ対策ソフトを導入し、定期的なアップデートを確認する仕組みも取り入れるべきです。

 さらに、外部から接続するシステム側にも、ファイアウオールやIDS(侵入検知システム)/IPS(侵入防止システム)といったセキュリティ対策を施し、不正アクセスなどのセキュリティリスクへの対策を講じましょう。

<コミュニケーションが取りやすい環境づくり>

 テレワーク実施時は対面でのコミュニケーションが取れません。それが原因で、業務の生産性が落ちては本末転倒です。

 業務を効率的に進めるうえでコミュニケーションは欠かせない要素です。そのため、ビジネスチャット社内SNSなどのコミュニケーション活性化ツールを積極的に活用するのをお勧めします。

 さらに、端末の画面やファイルなどを共有したり、複数人でリアルタイムにやりとりが行えたりする「Web会議システム」を導入するなど、コミュニケーションが取りやすい環境づくりをすることもポイントの1つです。

<テレワークしやすい環境・雰囲気づくり>

 テレワークの導入の際には在宅勤務での活用場面も多くなります。在宅勤務の場合はプライバシーに配慮しつつ、作業環境を整えるルールづくりも重要です。また、作業環境として机や椅子などの設備を会社から支給する企業もあり、従業員がテレワークしやすい環境づくりをサポートすることもポイントの1つといえるでしょう。

 さらに在宅勤務でのテレワークは、企業風土や組織風土によっては一般社員が気軽に実施しにくい場合も考えられます。テレワークは従来の働き方を大きく変えるものです。経営層や上司側から積極的に取り入れ、テレワークしやすい雰囲気をつくるのもポイントとなります。

テレワークの困った!にはNTT西日本の「パソコンおまかせプラン」

 テレワークはICTを活用した場所や時間にとらわれない柔軟な働き方です。政府が推し進める「働き方改革」の中でも重要な施策として挙げられており、「生産性の向上」や「BCP対策」などの効果をもたらす新しい働き方となっています。

 この記事では、導入手順や導入の際に押さえておきたいポイントについて解説したので、これを参考にテレワークの導入を進めてみてはいかがでしょうか。

 しかし、テレワークの導入にはさまざまなお悩みが考えられ、なかなか導入が進まないという企業も多いかもしれません。

 NTT西日本では、よくあるテレワークのお悩みに対応できる「パソコンおまかせプラン」を用意しています。例えば、テレワークのお悩みには次のようなものが考えられます。

・在宅勤務でも打ち合わせしたい
・スケジュールや資料を共有したい
・場所を選ばずに会社データにアクセスしたい

 パソコンおまかせプランは、これらのお悩みの解消が期待できるサービスです。テレワークの導入でお悩みの方は、ぜひパソコンおまかせプランにお任せください。

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執筆=太田 勇輔

執筆=太田 勇輔

ネットワークスペシャリスト、情報セキュリティスペシャリスト保有。インフラエンジニアとして、官公庁や銀行などのシステム更改をメインに10年従事した後、IT関連ライターとして活動中。プログラミング、ネットワーク、セキュリティなどの解説記事を中心に執筆している。

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